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Política de privacidad - 4Expenses

Última actualización: 12 de noviembre de 2025

1. Introducción

Bienvenido a 4Expenses, una aplicación desarrollada para facilitar el registro, el envío y el seguimiento de los gastos reembolsables de los colaboradores.
Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos la información personal proporcionada por los usuarios.

​

Al utilizar 4Expenses, declaras estar informado y de acuerdo con las prácticas descritas en esta política.

2. Información que recopilamos

2.1 Datos de identificación

 

Para que el usuario pueda acceder a la aplicación y vincular sus gastos a su perfil corporativo, 4Expenses podrá recopilar:

  • Nombre completo

​

  • Nombre de usuario (login)

​

  • Dirección de correo electrónico corporativo (cuando aplique)

​

  • Contraseña de acceso (almacenada de forma segura y cifrada)

​

Estos datos se utilizan exclusivamente para la autenticación y el control de acceso al sistema de reembolsos.

 

2.2 Datos de gastos

 

Durante el uso de la aplicación, podrán recopilarse informaciones relacionadas con los gastos enviados, tales como:

  • Descripción del gasto

​

  • Monto y fecha del gasto

​

  • Categoría (por ejemplo: alimentación, transporte, hospedaje)

​

  • Ubicación (cuando el usuario opte por registrar automáticamente el lugar del gasto)

 

Estos datos se utilizan únicamente para el control y procesamiento de los reembolsos corporativos.

 

2.3 Acceso a la cámara y a la galería

 

4Expenses solicita permiso para acceder a la cámara y a la galería de imágenes del dispositivo, con el fin de que el usuario pueda tomar fotos o adjuntar comprobantes (facturas, recibos, cupones). Ningún archivo se recopila automáticamente: el envío se realiza solo cuando el usuario decide adjuntar un documento al gasto.

3. Finalidad del uso de los datos

La información recopilada se utiliza para:

  • Autenticar al usuario en la aplicación;

  • Registrar y almacenar los gastos enviados;

  • Asociar comprobantes y documentos a las respectivas solicitudes de reembolso;

  • Permitir auditorías internas, informes y aprobaciones corporativas;

  • Mejorar la experiencia del usuario y la eficiencia del proceso de reembolso.

Los datos no se comparten con fines publicitarios ni se utilizan para seguimiento fuera del alcance de los reembolsos.

4. Compartición de datos

4Expenses no comparte información personal con terceros, excepto en los siguientes casos:

  • Cuando lo requiera la ley, una orden judicial o una autoridad reguladora;

  • Con proveedores de servicios contratados (por ejemplo, almacenamiento en la nube, autenticación) que operan bajo acuerdos de confidencialidad y de propósito restringido;

  • En caso de fusión, adquisición o reestructuración de la empresa responsable de la aplicación, los usuarios serán notificados previamente.

5. Almacenamiento y seguridad de los datos

  • Todos los datos se transmiten a través de conexiones seguras (HTTPS) y se almacenan en servidores con estrictos criterios de seguridad, incluyendo encriptación, control de acceso y monitorización.

  • Las imágenes de los recibos se almacenan de forma segura y sólo son accesibles para los responsables de analizar y aprobar el reembolso.

  • La contraseña del usuario está encriptada y nunca se almacena en texto plano.

La empresa adopta medidas técnicas y administrativas compatibles con la Ley General de Protección de Datos (LGPD) y los estándares internacionales de seguridad de la información.

6. Retención y eliminación de datos

  • Los datos de gastos y recibos se almacenan durante el período necesario para cumplir con las obligaciones legales, fiscales y de auditoría.

  • Después de este período, pueden anonimizarse o eliminarse de forma segura.

  • El usuario podrá solicitar la supresión de sus datos personales (cuando no exista obligación legal de conservarlos) tal y como se describe en el apartado “Tus Derechos”.

7. Permisos del dispositivo

La aplicación puede solicitar los siguientes permisos:

  • Cámara: para capturar fotografías de los recibos al momento del registro de gastos.

  • Galería/Archivos: para seleccionar y adjuntar imágenes o PDF almacenados en el dispositivo.

Estos permisos son opcionales y solo se solicitan cuando son necesarios para realizar la función correspondiente. La aplicación no accede a estos recursos sin consentimiento explícito.

8. Derechos del usuario

De acuerdo con la LGPD (Ley nº 13.709/2018), el usuario tiene derecho a:

  • Acceder a sus datos personales en poder de 4Expenses;

  • Solicitar la corrección o actualización de información incorrecta;

  • Solicitar la eliminación de datos personales (cuando lo permita la ley);

  • Revocar el consentimiento previamente otorgado;

  • Solicitar información sobre cómo se tratan sus datos.

Estos derechos podrán ejercitarse a través de los canales indicados a continuación.

9. Contacto

Si tiene alguna pregunta, solicitud o queja respecto al tratamiento de datos personales, por favor contacte con:

Imagine Software Ltd.

Responsable de la aplicación 4Expenses.
Correo electrónico: contato@imaginesw.inf.br
Sitio web: https://www.4erp.com
Ciudad: Goiânia – GO, Brasil

10. Cambios a esta Política

Esta Política de Privacidad puede modificarse periódicamente para reflejar cambios en las prácticas o requisitos legales.
La versión actualizada siempre estará disponible dentro de la aplicación y en el sitio web oficial, con la fecha de revisión en la parte superior del documento.
El uso continuado de la aplicación después de dichos cambios se interpretará como aceptación de los nuevos términos.

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